En ROI CONSULTORÍA trabajamos estrechamente con nuestros clientes para adecuar la cultura organizacional, los valores, los procesos, la estructura organizativa, los puestos y las personas, para el logro de los objetivos y metas. Realizamos los siguientes servicios:
1. Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento de la Cultura
Como producto se logra: el Estudio de Fortalecimiento de la Cultura Organizacional de la empresa.
El plan de fortalecimiento de la cultura se diseña a partir de las estrategias y cultura organizacional, se investiga cómo cerrar las brechas para llevar la cultura actual a la cultura requerida, a la nueva visión, misión, objetivos estratégicos, valores, entre otros, establecidos.
Mediante el diagnostico se define el Tipo de Cultura que actúa en la empresa, sea una cultura Tipo Clan, Ad-Hoc, Burocracia o Competitiva, otras, de acuerdo al Modelo de Quinn y Cameron. Asimismo, se define los valores y normas de la organización y los patrones de comportamientos y actitudes que deben tener los colaboradores para lograr los objetivos deseados, en base al tipo de cultura. Para ello se utilizan observaciones, encuestas, entrevistas a profundidad, focus Group. Dinámicas, otras.
También, permite conocer los elementos claves que influyen en la cultura, como son:
- Sistema Simbólico: Se define las creencias y valores de la empresa.
- Sistema Instrumental: Se define los procesos y la estructura organizacional idónea para cumplir con la estrategia y trabajar de acuerdo a la cultura.
- Sistema Psicosocial: se estudia las conductas y estilos de trabajo de los trabajadores de la empresa.
Dichos sistemas, se observa en la siguiente gráfica:
Se incluye en el plan de fortalecimiento, las estrategias transversales y específicas, así como tácticas que permitan establecer programas de acción focalizados para que cada una de las subculturas identificadas dentro de la empresa se transforme en la cultura requerida.
Así mismo se establecen mecanismos de gestión para monitorear y supervisar la implementación de la cultura organizacional. También les acompañamos a la empresa en este proceso en el marco del Código de Buen Gobierno Corporativo y Código de ética
2. Diagnóstico y Plan de Mejora del Clima Organizacional
Como producto se tiene el Informe de Evaluación del Clima Organizacional de la empresa, por áreas, por dimensiones, con matrices interrelacionadas, que permiten un mejor análisis y priorización de los factores claves, entre otros.
Este estudio permite conocer las condiciones sociales, físicas y psicológicas de los trabajadores que repercuten en su desempeño. Así como detectar elementos como el grado de identificación del trabajador con la empresa, la manera en que los grupos se integran y trabajan, los niveles de conflicto, satisfacción con el puesto de trabajo, compromiso, responsabilidad, liderazgo, así como los de motivación, entre otros.
ROI se encarga de realizar el cuestionario o encuesta para analizar los factores laborales. Se realiza entrevistas de profundización y se prepara el informe de evaluación por factores y por unidades organizacionales.
Así mismo se realizan entrevistas de profundización y se prepara el informe de evaluación por factores, por unidades organizacionales, entre otros; para luego preparar el informe del plan, detallado por programas, proyectos y actividades que incluyen costos y el presupuesto de mejora del clima organizacional.
Se establece la rentabilidad del Plan de Mejora del Clima Organizacional esperado.
También realizamos el seguimiento y evaluación del plan de mejora en forma trimestral o semestral para asegurar el cumplimiento del plan de mejora, efectuar las adecuaciones para asegurar el logro de los objetivos.
Finalmente, se le entrega una Guía o Procedimiento sobre la evaluación del clima.
3. Alineamiento Organizacional
Como resultados se obtiene el Informe de alineamiento de objetivos y metas de la empresa con las unidades organizacionales, los procesos y los puestos del área.
El alineamiento organizacional es la metodología por el cual se plantea el logro de los resultados (objetivos y metas) mediante el análisis de las capacidades, recursos, insumos, procesos, entre otros, para su asegurar el cumplimiento de los objetivos por todas las áreas de la empresa.
Estos objetivos y metas deben estar sincronizados a nivel empresarial, se realiza mediante el análisis de FODA, los procesos, recursos, entre otros de todas las áreas y procesos de línea como son: logística externa, logística interna, producción u operación, marketing o ventas, etc.; así como de sus correspondientes procesos de servicio o apoyo, como son: recursos humanos, tecnologías de la información y comunicaciones, inversiones y proyectos, entre otros.
En el siguiente gráfico, se muestra el alineamiento organizacional, desde los puestos y unidades organizacionales hacia los objetivos, misión y visión de la empresa:
ROI se encarga de todo este proceso de alineamiento en coordinación, análisis y decisiones de los gerentes, jefes, y personal involucrado en el logro de los objetivos y metas. Este trabajo es muy sugerente y aplicativo a toda empresa que desea maximizar su rendimiento y efectividad de su performance.
4. Mapeo, mejora y optimización de procesos
- Resultados: El Estudio de Mapeo, Mejora y Optimización de Procesos de su organización.
- Importancia: Es una forma gráfica de representar el agrupamiento de actividades en los procesos de la organización, permitiendo tener una visión general de su funcionamiento como un modelo sistémico. Contiene una representación global y comprensible de todos los procesos, sin mediar o condicionar por ello la estructura orgánica de la misma. Los tipos de procesos son: procesos estratégicos, operativos y de apoyo.
- Metodología: ROI se encarga de capacitar al personal sobre la gestión y mapeo de procesos. Posteriormente se elabora el Mapa de Procesos a nivel de macro procesos (Nivel 0), procesos (Nivel 1), subprocesos (Nivel 2, 3), etc, asi como su finalidad y responsable.
- Nivel 0: son los procesos principales o de contexto, representan el funcionamiento de la organización.
- Nivel 1: muestra todos los procesos o bloques de acción estratégica que describen al proceso de nivel 0 y que explicitan una cadena que generar valor.
- Nivel 2: muestra los procesos o actividades (según complejidad) contenidos en los procesos de nivel 1.Metodología: ROI se encarga de capacitar al personal sobre la gestión y mapeo de procesos. Posteriormente se elabora el Mapa de Procesos a nivel de macro procesos (Nivel 0), procesos (Nivel 1), subprocesos (Nivel 2, 3), etc, asi como su finalidad y responsable.
En adición, se elabora la ficha de procedimientos, el flujograma, la ficha de procesos, correspondiente, etc. Se le capacita al personal sobre el uso, llenado y modificación del proceso y procedimiento en el formato Excel. Se elabora y capacita en conjunto, los flujogramas en el software Bizagi Modeler Process. Finalmente se prepara el informe del mapeo de procesos desde el nivel 0 al nivel 2.
5. Manuales de Procedimientos y Análisis de Calidad Regulatoria
Se elabora:
- El Manual de Procedimientos (MAPRO)Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
- El Texto Único de Procedimiento Administrativos (TUPA), de acuerdo a la Ley 27444 y reglamento y modificatoria.
El TUPA es un documento de gestión que contiene toda la información relacionada a la tramitación de procedimientos que los administrados realizan ante sus distintas dependencias.
El objetivo es contar con un instrumento que permita unificar, reducir y simplificar de preferencia todos los procedimientos (trámites) que permita proporcionar óptimos servicios al usuario.
- El Análisis de la Calidad Regulatoria, de acuerdo al Decreto Legislativo N° 1310 y reglamento y modificatorias.
El Análisis de Calidad Regulatoria es un proceso integral, gradual y continuo de análisis de las disposiciones normativas de carácter general que establecen procedimientos administrativos, comprendiendo la identificación, reducción y/o eliminación de aquellos procedimientos administrativos que resulten innecesarios, injustificados, desproporcionados, redundantes o no se encuentren adecuados al Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, o a las normas con rango de ley o leyes que les sirven de sustento.
6. Reglamento de Organización y Funciones
- Resultados: Elaborar el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), de acuerdo a la normatividad legal vigente y alineado al PEI.
- Importancia: Es el documento técnico normativo de la gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la empresa orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la organización y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas estableciendo sus relaciones y responsabilidades. Como instrumento de gestión administrativa, el ROF establece campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.
- Metodología: ROI, de ser el caso, revisa el actual Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, asi como el Plan Estratégico y Plan Operativo. Posteriormente, se efectúa el alineamiento de la organización con el Plan Estratégico. Se identifica las nuevas funciones de las áreas y se diseña y propone el Proyecto del Reglamento de Organización y Funciones. La Gerencia General y gerentes revisa, corrige y valida la propuesta. Finalmente, ROI realiza la presentación del informe final.
- La elaboración del Reglamento de Organización y Funciones conlleva revisar los documentos de gestión de la empresa, efectuar talleres, entrevistas y reuniones de trabajo con los gerentes, sub gerentes, entre otros, asimismo, se efectúa las entrevistas y reuniones de trabajo con grupos de interés.
7. Implementación del Sistema Integrado de Gestión y herramientas de calidad
-
Apoyamos a la organización en la implementación de los ISO 9000 (Calidad), ISO 14000 (Medio Ambiente), OHSAS 18000 (Seguridad y Salud Ocupacional), e ISO 26000 (Responsabilidad Social) en forma individual o grupal, con la finalidad de estar en condiciones para aprobar a la Auditoria por parte de las Certificadoras.
Se realiza mediante el siguiente sistema esquema de trabajo
Ello se realiza mediante capacitaciones al personal, la formación de auditores internos, la elaboración de guías y procedimientos, simulaciones, la aplicación de las herramientas de calidad, como son:
- Diagramas de Causa
- Diagramas de dispersión
- Diagramas de flujo
- Gráficos de control
- Gráficos de Pareto
- Histogramas
- Planillas de inspección u hoja de verificación
8. Implementación de políticas, procedimientos, manuales, otros instrumentos
Diseñamos, elaboramos, probamos y validamos:
- Las Políticas,
- Reglamentos
- Los Procedimientos
- Manuales, otros documentos de gestión
Para los procesos y sub procesos de la gestión del talento:
- Manuales de Perfiles de Puestos o Manual de Organización y Funciones
- Reclutamiento y selección
- Evaluación del desempeño y evaluación de competencias
- Diagnósticos de capacitación, planes de capacitación, evaluaciones de capacitación en los Niveles 1 (Reacción o satisfacción de la capacitación), Niveles 2 (Aprendizaje), Nivel 3 (Aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo), Nivel 4 (Impacto, resultados: beneficios y costos de la capacitación) y Nivel 5 (Rentabilidad de la capacitación)
- Planes de carrera y planes de sucesión
- Categorización y valorización de puestos
- Establecimiento de remuneraciones fijas y remuneraciones variables
- Programas de Mentoring, etc.
Para los procesos y sub procesos de la gestión estratégica:
- Planes estratégicos
- Planes operativos y funcionales
- Análisis de Competitividad y de stakeholders
- Diseños de objetivos SMART
- Diseños, seguimiento y evaluación de indicadores de gestión
Para los procesos y sub procesos del Desarrollo Organizacional:
- Alineamiento organizacional
- Diseño de macro procesos y procesos
- Diseño organizacional
- Reglamento de Organización, de acuerdo al marco legal
- Evaluación de la cultura organizacional
- Evaluación del clima laboral
- Otros requeridos de acuerdo a la empresa