gestión de capital humano por competencias

1. Diagnóstico y estrategia de RRHH, así como el Plan de Gestión del Talento (PGT)

El Plan de Gestión del Talento es el documento fundamental diseñado para integrar todos los componentes del sistema de recursos humanos de una organización con el fin de atraer, seleccionar, desarrollar, evaluar, premiar y conservar a los mejores.

Los pasos en que te apoyamos se aprecian en el siguiente gráfico:

Previamente se diagnostica el nivel de implementación que la empresa o entidad en estos pasos con la finalidad de detectar políticas y estrategias para el PGT. Para ello se realiza encuestas, entrevistas con los puestos claves de la empresa, así como talleres organizados para los fines del PGT.

Con el PGT la empresa tendrá el marco orientador para implementar proyectos y actividades que coadyuven a los objetivos y metas de todas las unidades organizacionales en forma sostenida y armónica.

2. Dotación de personal y actualizar el Cuadro de Personal (CP)

La dotación de personal consiste en cuantificar el número de colaboradores que se requieren para la producción óptima de bienes y servicios de la empresa o entidad, mediante un estudio de tiempos y movimientos para los procesos, actividades, operaciones, tareas, entre otros, y en base a la identificación de la mejora de procesos.

Es clave contar con un mapeo de puestos, mapeo de procesos, y la identificación de las mejoras de los procesos, de tal manera que se pueda determinar el personal y capacidades requeridas para cada puesto.

Para determina el número de personal, se requiere del número de veces que se repite la ejecución de una actividad o tarea, de la Frecuencia Mensual: al mes, el Tiempo de duración de la ejecución de una actividad o tarea, el Tiempo Suplementario, el Total Tiempo, Horas por Trabajador, entre otros.

El Cuadro de Personal (CP, antes Cuadro de Asignación de Persona- CAP) se determina mediante los estudios de dotación de personal, así como de las categorías ordenadas, condición laboral, etc. de los puestos, de acuerdo a los dispositivos legales.

El principal beneficio es que se cuenta con el número exacto de colaboradores, ya que estos operan en base a los estándares de los procesos de producción, servicios, administrativos, entre otros, en los que participan; por lo que se evita costos innecesarios como son: mayor personal, horas extras, postergación de vacaciones, mejor control del personal, entre otros

3. Manual de Perfiles de Puestos (MPP) por competencias

El Manual de Perfiles de Puestos (MPP), también conocido como el Manual de Organización y Funciones (MOF), es elaborado de acuerdo a la organización de la empresa (ROF) y alineado al logro de los objetivos estratégicos, acciones estratégicas y actividades estratégicas establecidas para la empresa.

Es un trabajo muy afinado y detallado, donde se considera al menos los siguientes puntos: La descripción del puesto y El perfil del puesto

A. La descripción del puesto

• • Denominación del puesto, de preferencia específico y orientado a la tarea principal que ejecuta.
  • Organigrama del Puesto, donde se aprecia la ubicación del puesto y sus relaciones de coordinación, supervisión, dependencia, etc., en que se ubica.
  • La Misión del puesto, donde se detalla el porqué de la creación y el rol del mismo.
  • Las funciones. que pueden ser de carácter estratégico, operativo, de coordinación, de calidad, seguridad, medio ambiente, entre otros, así como de las que corresponde cuando lidera personal, y todo aspecto que permita describir y diferenciar claramente al puesto,
  • Las coordinaciones internas y externas, señalando los motivos de la coordinación.
  • El nivel en la toma de decisiones.
  • El esfuerzo físico y el esfuerzo mental.
  • Las exposiciones al riesgo físico y riesgo profesional.
  • Las condiciones de ambientes de trabajo.
  • Los indicadores del puesto: a nivel administrativo, operativo y de resultados, entre otros.

B. El perfil del puesto, que incluye:

• • • Los estudios profesionales, especializados, post grado.
    • La experiencia profesional, laboral y específica para el puesto.
    • Conocimiento de idioma (s).
    • Informática especializada y Ofimática.
    • Garantías que se requieren para el puesto.
    • Destrezas para el manejo de equipos, maquinaría, instrumental.
    • Las competencias técnicas, clasificadas por su importancia y nivel.
    • Las competencias genéricas, clasificadas por su importancia y nivel.

El MPP o el MOF para su mejor administración requiere contar con su correspondiente Diccionario de Competencias.

4. Diccionario de Competencias

Es el documento fundamental que permite la mejor de la administración de las competencias de los puestos del MPP o MOF, para evaluar y desarrollar las competencias en los procesos de reclutamiento, selección, evaluación, capacitación, planes de carrera, planes de sucesión, entre otros.

El diccionario de competencias describe las capacidades o comportamientos por cada nivel de las competencias, de tal manera que los involucrados posean similares criterios y pensamientos para su evaluación.

Se elaboran las competencias genéricas (es decir para todos los puestos) y competencias específicas del puesto que son competencias técnicas (conocimientos y destrezas) y competencias blandas (habilidades).

Tenemos elaborados diccionarios de competencias de empresas e instituciones de diversos sectores privados y públicos:

• Automotriz
• Comunicaciones
• Construcción
• Desarrollo Económico
• Distribución eléctrica
• Generación eléctrica
• Justicia
• Laboratorio
• Logístico
• Medio ambientales
• Minero
• Organismos reguladores
• Recursos Naturales
• Salud
• Asociaciones, otros.

5. Evaluación del desempeño y de competencias, así como elaboración del plan de mejora del desempeño individual

La Evaluación del Desempeño, se realiza a partir de la gestión del desempeño, para lo cual:
Primero se efectúa la Asignación de Objetivos y Metas para cada puesto persona
Segundo, se realiza el seguimiento al desempeño
Tercero, la evaluación sobre los resultados de los Objetivos y Metas para cada puesto persona en un periodo determinado
Cuarto, elaborar el Plan de Desempeño Individual (PDI), que debe servir de Feedback para que mejore el desempeño del puesto.

La Evaluación de Competencias, se realiza en base a los niveles de las competencias establecidas en el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) y mediante la metodología de 720, 360, 180, 90 grados se realiza la evaluación determinando las competencias que requieren ser mejoradas, que se pueden incluir en el PDI

Antes de la ejecución de la evaluación de personal es importante desarrollar algunos instrumentos como puede ser el Reglamento de Evaluación; así como realizar las capacitaciones a los evaluadores, informar al personal, etc.

 El Programa Individual de Desarrollo
Producto de este servicio, será construir el Plan Individual orientado a mejorar el desempeño y las competencias del personal, así como fortalecer el aseguramiento de sus cualidades para mejorar el desempeño.

6. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

Elaboramos estudios e investigaciones de las necesidades de capacitación:

• • • Por Competencias
    • Por Objetivos,
    • Por Solución de Problemas, o
    • Por Rediseño Organizacional u otro fin.

Para lo cual se realizan al menos las siguientes acciones:

• • • El análisis de los instrumentos de gestión: Plan Estratégico, Planes Operativos de la empresa y por cada unidad organizacional.
    • La revisión y estudio de los manuales de perfiles de los puestos.
    • El estudio del desempeño de los puestos
    • La realización de las encuestas
    • Los talleres de trabajo
    • Las entrevistas de profundización con los jefes inmediatos y jefes mediatos
    • La Evaluación de las capacitaciones anteriores
    • El análisis de las necesidades de capacitación orientado a los objetivos de la empresa, a cerrar las brechas de las competencias, la mejora del desempeño, entre otros.
    • El inventario y consolidación de las necesidades de capacitación
    • La priorización de las necesidades de capacitación.
    • Otros productos del estudio: identificación de formadores o capacitadores internos, días y horas más adecuadas para la capacitación, modalidad de capacitación requerida (cursos, talleres, seminarios, diplomados,especializaciones, entre otros), tipo de capacitación deseada (presencial, semi presencial, internet, e learning, b learning, coaching, entre otros

7. Plan de Capacitación

Elaboramos el Plan de Capacitación para mejorar las competencias, el desempeño del personal para el logro de los objetivos de la empresa, incluye:

• La concepción del plan de capacitación
• El plan de capacitación alineado con los planes estratégicos, operativos, etc.
• Las políticas,
• Las estrategias,
• Los objetivos y metas
• Los indicadores de gestión del plan
• Los Programas y sub programas de Capacitación
• Los eventos de capacitación por su modalidad (cursos, taller, seminarios, diplomados, especialización, pasantías, etc.) y por su tipo (presencial, semi presencial, e learning, Blended learning, coaching, mentoring, etc.
• Los sílabos de los eventos de capacitación: objetivos, temario, entidades capacitadoras
• La malla curricular
• Los programas de capacitación por su modalidad: presencial, semipresencial, e learning, b learning, coaching, etc.
• Los Presupuestos (de Inversión y Operaciones)
• La calidad del plan
• El seguimiento del plan de capacitación

8. Ejecución y organización de eventos de capacitación

Les gestionamos:

• La organización y administración de los eventos de capacitación en los propios locales o locales alquilados
• El desarrollo de los programas de inducción al personal nuevo
• La selección y evaluación de capacitadores individuales y de entidades de capacitación
• El seguimiento del evento de capacitación para asegurar la calidad, el desarrollo del temario, entre otros.
• El seguimiento y la sistematización de la información del personal capacitado
• La administración y seguimiento de las réplicas del personal capacitado
• La suscripción y administración de convenios y contratos con entidades de capacitación e investigación a nivel nacional e internacional.
• Las pasantías o stages en organizaciones nacionales e internacionales
• La organización de videos conferencias nacionales e internacionales
• La búsqueda de información especializada
• Otros que ayuden a la mejor ejecución de la capacitación

9. Evaluación de la capacitación

La evaluación de la Capacitación lo realizamos en 05 niveles:

Nivel I: Reacción

Se evalúa la satisfacción del capacitado con el evento de capacitación, mediante encuestas, o cuestionarios, o entrevistas, de la calidad del evento, el nivel de transmisión del capacitador, la documentación entregada, la organización del evento, su aplicación en el trabajo, entre otros.

Nivel II: Aprendizaje

Se evalúa las mejoras en los conocimientos, las habilidades, destrezas y la actitud que se producen en los capacitados durante el aprendizaje, mediante las calificaciones de los capacitadores, en lo que se refiere a las pruebas de entrada y de salidas, la presentación y sustentación de los trabajos, participación en las sesiones de los capacitados, entre otros.

Nivel III: Transferencia de lo aprendido en el Puesto de Trabajo

Es el nivel de evaluación más importante, ya que se evalúa la aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo. Se realiza después de la capacitación, mediante encuestas y entrevistas a los capacitados en su puesto de trabajo, así como a su jefe inmediato, compañeros de trabajo, personal externo con los que coordina, etc. También se propone acciones para mejorar la aplicabilidad de lo aprendido en el puesto de trabajo

Nivel IV: Los resultados

Se evalúa el impacto interno y externo que ha originado a la empresa, así como los beneficios (mayor producción, mejor calidad de servicio, racionalización de costos, etc.) y costos que la capacitación ha generado o ha contribuido a la organización.

Nivel V: La Rentabilidad (ROI)

Se evalúa el Retorno de la Inversión en los programas de capacitación importantes para la empresa, así como su aporte al cumplimiento y logro de los objetivos y metas de la empresa. Se realiza mediante el cálculo de la Relación Beneficio/ Costo, Tasa Interna de Retorno, Valor Actual Neto, Recupero de la Inversión, entre otros.

Este indicador económico financiero le indicará si la rentabilidad de la capacitación es mejor que la rentabilidad de la empresa.

10. Plan de sucesión y Planes de Desarrollo Individual (PDI)

Los planes de sucesión tienen como finalidad contar con el personal preparado en el momento oportuno de la sucesión o cambio, especialmente de los puestos claves o referenciales de la empresa. La administración de la sucesión es un proceso que incluye, al menos, los siguientes pasos:

11. Valorización de los puestos y establecimiento de remuneraciones fijas o variables

La Valorización de Puestos lo realizamos en forma cualitativa, que ordena a los puestos en forma de categorías, si así fuera el caso, y cualitativa, mediante el Manual de Valorización de Puestos, donde se precisa los puntajes a cada factor de valoración con sus niveles correspondientes.

Mediante esta metodología se establece la escala salarial fija, de acuerdo a las remuneraciones que se abona en mercados salariales similares.

La remuneración variable se determina de acuerdo a las estrategias y orientados a los objetivos y metas de la empresa

Se realiza por diferentes metodologías: Goalsharing (logros de metas, el más utilizado), gainsharing (logros de ganancias), bonos de productividad, entre otros, y de acuerdo a lo que se paga al mercado salarial.

12. Assessment Center

Le realizamos el Assessment Center los servicios para evaluar el nivel de las competencias del personal clave de su empresa, mediante: Entrevista Conductual, casos, ejercicios, dinámicas, role plays, entre otros, para fines de selección de personal (si la persona está en condiciones de ser seleccionado) o de desarrollo de personal (promovido o ascendido a un nuevo puesto, con su correspondiente Programas de Desarrollo Individual –PDI, entre otros)

Nuestro trabajo consiste en:

Primero: Estudiar el Manual de Perfiles de Puestos, así como de las competencias del puesto actuales y proyectadas

Segundo: Identificar y preparar las pruebas, casos, ejercicios, entrevistas estructuradas, entre otros a considerar para determinadas competencias a evaluar

Tercero: Identificar y Capacitar a los evaluadores u observadores, así como dotarles de los materiales de evaluación

Cuarto: Administrar y desarrollar el programa de evaluación de competencias

Quinto: Preparar los informes de evaluación de competencias por cada participante